Prontuário de crianças e adolescentes: por quanto tempo guardar

O prazo geral de guarda do registro psicológico é conhecido: no mínimo 5 anos (Resolução CFP nº 001/2009 — o essencial está no nosso guia do prontuário). Com pacientes crianças e adolescentes, porém, aplicar só o piso é um erro comum — e arriscado. Este guia organiza as camadas que se somam no atendimento de menores de idade.

Por que 5 anos não bastam para menores

A própria Resolução CFP nº 001/2009 prevê que o prazo mínimo se amplia quando a lei, uma determinação judicial ou o caso concreto exigirem. Com crianças e adolescentes, é exatamente o que acontece: conselhos regionais orientam conservar os registros até a maioridade do paciente, e só então deixar correr os prazos gerais. A lógica, apoiada no Estatuto da Criança e do Adolescente, é simples — quem foi atendido aos 8 anos precisa poder, aos 18, acessar a própria história e, se for o caso, exercer direitos que eram dos responsáveis durante a infância.

Na prática, a referência conservadora que muitos profissionais adotam: maioridade + o prazo mínimo — os registros de um paciente atendido na infância ficam guardados, no cenário mais cauteloso, até por volta dos 23 anos dele. E em contextos de serviço de saúde, a Lei nº 13.787/2018 impõe 20 anos a partir do último registro para prontuários de paciente, digitalizados ou não.

Situações que alongam ainda mais a guarda

• Processos judiciais em curso (guarda, convivência, medidas protetivas): conserve até o desfecho, mesmo passado o prazo.
• Suspeita ou registro de violência: o material pode ser requisitado anos depois.
• Avaliações que fundamentaram laudos e relatórios: a Resolução CFP nº 06/2019 manda guardar também o material que fundamentou o documento.

Descarte: só com método

Vencidos os prazos, o descarte também é regulado pela prática dos conselhos: destruição que inviabilize a leitura (fragmentação), presença do profissional responsável e um termo de descarte assinado documentando o que foi eliminado e quando — alguns CRPs pedem cópia do termo. Digitalizar não autoriza descartar o papel antes do prazo: a digitalização preserva o acesso, não abrevia a guarda.

Como manter isso administrável

Guardar por 15 ou 20 anos exige que o registro sobreviva a mudanças de sala, de computador e de sistema. Três hábitos resolvem: registros digitais com criptografia e cópia de segurança; anotação da data de nascimento e do encerramento (são elas que definem o relógio da guarda); e exportação integral ao encerrar um acompanhamento — o prontuário da Reverie exporta o registro completo do paciente em arquivo portátil justamente para o dever de guarda não depender de nenhum sistema específico, nem do nosso.

Fontes

• Resolução CFP nº 001/2009 — registro documental e prazo mínimo de guarda (PDF, cfp.org.br)
• CRP-SC — Atendimento a crianças, adolescentes e suas famílias
• CRP-MT — Orientação técnica: prazo de guarda e descarte de material
• Lei nº 13.787/2018 — digitalização e guarda de prontuários de paciente (planalto.gov.br)
• Lei nº 8.069/1990 (ECA) — Estatuto da Criança e do Adolescente (planalto.gov.br)

Este guia tem caráter informativo e reflete as normas vigentes na data de atualização. Ele não substitui a orientação do seu Conselho Regional de Psicologia, de um contador ou de um advogado para o seu caso concreto.