Prontuário psicológico: o que registrar, por quanto tempo guardar

Todo serviço psicológico gera registro — essa não é uma escolha do profissional, é uma obrigação normativa. A Resolução CFP nº 001/2009 tornou obrigatório o registro documental da prestação de serviços psicológicos, e a Resolução CFP nº 06/2019 disciplina os documentos escritos que decorrem dele. Este guia resume o que registrar, por quanto tempo guardar e como manter tudo em ordem — em papel ou em meio digital.

O que compõe o prontuário psicológico

Pela Resolução CFP nº 001/2009, o registro documental deve permitir reconstituir o atendimento: identificação de quem foi atendido, avaliação de demanda e definição de objetivos, registro da evolução dos atendimentos (com datas), procedimentos técnicos adotados, encaminhamentos e encerramento, além de cópia de documentos produzidos — declarações, relatórios, laudos e afins, hoje regidos pela Resolução CFP nº 06/2019.

Na prática do consultório particular, isso significa manter por paciente: o cadastro, o histórico de sessões com suas datas, as anotações de evolução e os documentos emitidos. Anotações pessoais de trabalho que não se destinam ao compartilhamento têm tratamento próprio — a resolução prevê o registro que ampara o serviço, sempre sob sigilo.

Por quanto tempo guardar

O prazo de guarda é de no mínimo 5 anos, tanto para o registro documental (Resolução CFP nº 001/2009) quanto para os documentos escritos e o material que os fundamentou (Resolução CFP nº 06/2019). Esse prazo pode ser ampliado por determinação judicial, por previsão legal específica ou quando o caso concreto recomendar a guarda por mais tempo — por exemplo, atendimentos de crianças e adolescentes, em que conselhos regionais orientam conservar os registros para além da maioridade (tema do nosso guia específico).

Quem atua em serviços de saúde deve conhecer também a Lei nº 13.787/2018, que trata da digitalização e da guarda de prontuários de paciente e prevê prazo de 20 anos a partir do último registro para esses contextos. No consultório particular, a referência normativa do Sistema Conselhos é o mínimo de 5 anos — na dúvida, guarde por mais tempo, nunca por menos.

Registros digitais valem?

Sim. O que as normas exigem não é papel, e sim sigilo, integridade e disponibilidade: o registro deve ficar em local (físico ou digital) que garanta a privacidade e permanecer à disposição dos Conselhos de Psicologia para orientação e fiscalização. Em meio digital, isso se traduz em acesso restrito por senha, criptografia, cópia de segurança e controle de quem vê o quê — em uma clínica, as anotações clínicas de cada profissional não são documentos administrativos da equipe.

É exatamente esse o desenho do prontuário na Reverie: sessões, notas e financeiro por paciente, notas restritas protegidas por PIN e privadas ao profissional, criptografia em repouso e em trânsito e exportação integral a qualquer momento — inclusive para cumprir o dever de guarda depois de encerrar um acompanhamento.

Checklist rápido

• Um registro por paciente, com identificação, evolução datada e documentos emitidos.
• Guarda por no mínimo 5 anos após o encerramento — mais, se o caso pedir.
• Acesso restrito: sigilo vale igual no armário fechado e no sistema com senha.
• Documentos escritos seguem a estrutura da Resolução CFP nº 06/2019.
• Ao transferir ou encerrar a prática, o dever de guarda continua — exporte e conserve.

Fontes

• Resolução CFP nº 001/2009 — obrigatoriedade do registro documental (PDF, cfp.org.br)
• Resolução CFP nº 06/2019 comentada — elaboração de documentos escritos (PDF, cfp.org.br)
• CRP-MT — Orientação técnica: prontuário e registro documental
• CRP-MT — Orientação técnica: prazo de guarda e descarte de material
• Lei nº 13.787/2018 — digitalização e guarda de prontuários de paciente (planalto.gov.br)

Este guia tem caráter informativo e reflete as normas vigentes na data de atualização. Ele não substitui a orientação do seu Conselho Regional de Psicologia, de um contador ou de um advogado para o seu caso concreto.